De Oostenrijkse producent van installaties voor industriële luchtzuivering, de firma Scheuch GmbH zet PRO.FILE in als document management systeem voor zowel product gerelateerde documenten als bedrijfsdocumentstromen. Voor engineering afdelingen is de dagelijkse praktijk het beheren van tekeningen, modellen en stuklijsten. Tegelijkertijd zijn er veel documenten die niet rechtstreeks zijn afgeleid van de producten en productie. Voor de opslag en het beheer is geen traditionele document management systeem (DMS) in gebruik, maar Scheuch zet hiervoor PRO.FILE in als een centrale data hub voor alle business-relevante gegevens en documenten.
"Technical Document Management" is het credo van Alois Hoerl, Hoofd IT bij Scheuch GmbH. Het volledige scala van werk-gerelateerde gegevens, heeft betrekking op: offertes, orders, facturen, correspondentie, documenten, verslagen, proces-beschrijvende Excel-lijsten, contracten, enz. worden beheert in PRO.FILE als centrale DMS oplossing.
Scheuch GmbH is fabrikant van innovatieve industriële ventilatietechnieken, afzuig en filtertechnologie gevestigd in Aurolzmuenster, Oostenrijk.
Voor Alois Hoerl heeft PRO.FILE een duidelijk voordeel ten opzichte van conventionele beheersystemen of samenwerking platformen zoals Microsoft SharePoint: “Omdat PRO.FILE zijn oorsprong heeft in de maakindustrie, is het systeem in moeiteloos CAD-tekeningen, structuren, onderdelen en stuklijsten te beheren en te integreren met aangrenzende systemen, zoals Infor ERP, Microsoft Office en Microsoft Outlook, evenals de zelf ontwikkelde sales tool voor de voor calculaties en offertes.
Geïnstalleerd en geïntegreerd in het bestaande IT landschap bij Scheuch heeft het systeem, geleverd door de Oostenrijkse PRO.FILE partner; Trisoft informatiemanagement, een basis gelegd voor een continue PLM concept, waarbij PRO.FILE als een data-hub zakelijke-relevante gegevens uit verschillende IT-systemen bundelt en deze gegevens met juiste versies gearchiveerd en beschikbaar gemaakt voor geautoriseerde gebruikers. Totaal werken 250 gebruikers vanuit verschillende afdelingen en disciplines met behulp van PRO.FILE op een efficiënte manier samen.
"We kunnen in PRO.FILE structuren vastleggen en beschrijven, iets wat met conventionele DMS systemen niet mogelijk is", beschrijft Alois Hoerl de werking,; ‘”De hoge mate van automatisering om structuren te verwerken is ook een belangrijke toegevoegde waarde. Slechts een vijfde van het documenten en data rond een opdracht moeten de werknemers manueel aanmaken, het overgrote deel wordt dus vanuit de aangesloten systemen worden automatisch verwerkt in PRO.FILE. Inkomende documenten zoals facturen en leveringsbonnen worden geheel automatisch verwerkt.
De eenvoudige overname van bestaande data in PRO.FILE was een ander pluspunt voor Scheuch. Met behulp van een door Trisoft toegevoegde methode op basis van fuzzy-logic werden honderdduizenden documenten 's nachts overgenomen in PRO.FILE met een hoge betrouwbaarheidsgraad.