Productgerelateerde documenten beheersen in technische ondernemingen
Als dubbele versies van documenten zijn uitgesloten dan is er één bron, één waarheid. Omdat het aantal digitale documenten binnen bedrijven explosief toeneemt, is goed documentbeheer belangrijk. Veel bedrijven gebruiken nog steeds de mappenstructuur van Microsoft Windows om projectdocumentatie te beheersen. Er kleven echter allerlei nadelen aan deze klassieke manier van archiveren. Structuren moeten handmatig worden opgebouwd en beheerd. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig. Vaak ontstaan er problemen bij het zoeken omdat documenten per ongeluk in de verkeerde map worden opgeslagen of in meerdere versies bestaan. Welk document is dan het meest actuele? Wijzigingsconflicten of activiteiten op basis van verouderde informatie kunnen processen ernstig in de war sturen. Wij helpen u om, met de inzet van PRO.FILE, een stap te zetten naar volledige digitalisatie van uw document- en email stromen. Onze missie: er bestaat slechts één versie van elk document.
DMS staat voor Documentmanagement. Het is het proces van het organiseren, opslaan, beheren en volgen van documenten binnen een organisatie. Dit omvat het creëren, bewerken, delen, opslaan en terugvinden van documenten, evenals het beheren van versiebeheer en het vastleggen van metadata voor documenten. Het doel is efficiëntie verbeteren, de toegankelijkheid van informatie vergroten, compliance waarborgen en de samenwerking binnen een organisatie bevorderen.
In het algemeen worden met ECM/DMS alle technologieën en methodes bedoeld, waarmee informatie, afkomstig uit data en documenten, ter ondersteuning van bedrijfsprocessen wordt verzameld, beheerd/verwerkt, beschikbaar gesteld, opgeslagen en gearchiveerd.
Goed documentbeheer is belangrijk. Heeft u te maken met problemen bij het zoeken naar het juiste document omdat deze per ongeluk in de verkeerde map is opgeslagen of in meerdere versies bestaat? Welk document is dan het meest actuele? Dan is het gebruiken van DMS software de oplossing voor uw bedrijf. Wijzigingsconflicten of activiteiten op basis van verouderde informatie kunnen processen ernstig in de war sturen. Er kleven allerlei nadelen aan de klassieke manier van archiveren aan de hand van een mappenstructuur op de server. Structuren moeten handmatig worden opgebouwd en beheerd. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig.
PRO.FILE DMS voor bedrijfsbreed documentmanagement verbindt documentmanagement met project- en productmanagement. U kunt de in uw organisatie aanwezige documenten optimaal beheren. Dit versnelt en optimaliseert uw werkprocessen en workflow. Bovendien worden uw documenten beter beschermd, zijn deze sneller beschikbaar en heeft u meer controle op wie welke documenten mag inzien of wijzigen.
PRO.FILE DMS tec DMStec is een variant van een klassiek DMS-systeem die speciaal is ontwikkeld voor documentmanagement in technische bedrijven. Technische ondernemingen met zeer complexe processen ervaren gangbare documentmanagementsystemen vaak als ontoereikend. De technische productstructuren in deze ondernemingen zijn nauw gekoppeld aan de meest uiteenlopende technische documenten, zoals tekeningen, productdocumentatie en specificaties. PRO.FILE DMStec kan technische structuren weergeven.
PRO.FILE Document Control De PRO.FILE Document control modules ondersteunen de ontwikkeling van een documenten strategie binnen uw organisatie. Dankzij de PRO.FILE integratie met applicaties MS Word, MS Excel kunt u projectdocumenten aanmaken volgens huisstijl, werken met templates van PRO.FILE voor opmaak en lay-out van de vele documenten of kwaliteitseisen opstellen waar de documenten aan moeten voldoen. PRO.FILE biedt u volledige Document Control, van het invoeren van procedures tot het controleren er van.
Onze PRO.FILE DMS software wordt wereldwijd toegepast door bedrijven binnen de maakindustrie/Industriële productie in volgende sectoren:
✅ Automotive ✅ Machine- en apparatenbouw ✅ Medische apparatuur ✅ Hightech Industry ✅ Industriële productie ✅ Olie en gas ✅ Offshore ✅ Scheepsbouw ✅ Heavy Equipment ✅ Aerospace ✅ Chemische sector
Voor technische bedrijven is een standaard documentmanagementsysteem (DMS/ECM-software) niet voldoende. PRO.FILE DMStec betekent bedrijfsbreed documentmanagement en productgegevensbeheer in één. Beter documentgebaseerd samenwerken over de grenzen van afdelingen en fases van de productlevenscyclus heen. Zo beheerst u niet alleen alle documenten die ontstaan tijdens de ontwikkeling en het beheer van het product, maar ook alle hieraan gerelateerde commerciële documenten.
✅ Beschikbaarheid van alle documenten in de meest actuele versie ✅ Veilige en beschermde opslag en archivering met gecontroleerde toegang tot documenten ✅ Individuele weergaves voor afdelingen, werkgroepen en managers ✅ Weergave van technische structuren waaraan de documenten gekoppeld kunnen worden ✅ Integratie met Office-applicaties als Outlook, Word, Excel en Powerpoint
Het digitaliseringsplatform PRO.FILE is dé oplossing voor uw Document Management
De complexe structuren in technische ondernemingen kunnen met klassieke documentmanagementsystemen niet goed worden weergegeven. PRO.FILE DMStec- is specifieke DMS waarmee technische structuren kunnen worden afgebeeld. Hierdoor kan een end-to-end-Product Data Backbone worden gerealiseerd die op zijn beurt weer als basis voor het weergeven van gedigitaliseerde processen binnen PLM dient. Onze missie, uw succes: er bestaat slechts één versie van elk document. Technische ondernemingen doen er goed aan om zich bewust te zijn bij de aanschaf van een DMS, ongeacht of het initiatief voor de introductie van zo'n systeem nu bij productontwikkeling, IT, inkoop, sales of een andere afdeling ligt dat een klassiek documentmanagementsysteem de benodigde functionaliteit niet kan bieden. Voorkom dat de introductie van een dergelijk systeem in een interfacechaos eindigt of dat de nieuwe aanschaf de zoveelste tool wordt waarin documenten worden opgeslagen. Met het platform PRO.FILE en DMStec & Document Control bieden wij de passende oplossing die is gebaseerd op een Product Data Backbone zodat aan de behoeftes van technische ondernemingen wordt voldaan. Wij begeleiden u stap voor stap op weg naar efficiënter Technisch Data- en Document Management. Van CAD-datamanagement naar een end-to-end PLM-oplossing.
Van conceptie tijdens R&D tot verschroting actuele informatie
Productstructuren, artikelen en stuklijsten onder controle
Grip op de proces voortgang, delegeer en rapporteer
Organiseer en beheer uw projecten in een centrale omgeving
Plan een intakegesprek in. Wij zijn u graag van dienst,
Met onze succesvolle aanpak zorgen wij voor het optimale rendement van PRO.FILE bij haar klanten. Met meer dan 100.000 werkplekken behoort PRO.FILE inmiddels tot de toonaangevende DMS/PLM systemen in het MKB en groter Middenbedrijf.