Het NSA afluisterschandaal heeft nogmaals duidelijk gemaakt dat de kwestie rondom de "veiligheid van gegevens" niet licht te nemen is. Ook wordt eens te meer duidelijk dat het afluisteren van gesprekken en onderscheppen van gegevens niet beperkt blijft tot de politiek of veiligheid. Ook in uw bedrijfsgegevens blijken veel partijen geïnteresseerd.
Hoewel Cloud-technologie veel voordelen biedt, zijn bedrijven huiverig om de controle over hun gegevens te verliezen. Met PROOM (PRO.FILE PROject ROOM), is er een oplossing voor het "Cloud dilemma". PROOM kan worden ingezet als 'private Cloud', waardoor de Cloud-oplossing op de server van het bedrijf, zogenoemd ‘on-premise’.
Elk project vereist dat een projectteam gegevens kan opslaan, beheren en uitwisselen. Waar netwerkschijven voldoen om gegevens met relatief weinig inspanning in kleinere projecten binnen een bedrijf te beheren, kan deze aanpak eenvoudig een belemmering en veiligheidsrisico vormen voor betrokken stakeholders wanneer deze projecten bedrijf overschrijdend worden.
Bij het werken met externe projectpartners worden bestanden vaak verzonden als e-mailbijlagen. Dit heeft een aantal nadelen; het is onmogelijk om grote hoeveelheden gegevens, zoals CAD -modellen, te verzenden, omdat de meeste inboxen de grootte van de bijlage beperken tot slechts een paar MB. Deze methode vergt ook strenge discipline van alle betrokkenen om ervoor te zorgen dat de laatste versie van een bestand wordt gebruikt op een specifiek moment. Dat is de reden waarom veel bedrijven de oplossing zoeken in gemeenschappelijke file sharing oplossingen zoals FTP, Dropbox. Het uitwisselen van gegevens via deze diensten kunnen een haalbare oplossing zijn, maar afhankelijk van hoe ze worden gebruikt, kunnen ze snel hun grenzen bereiken;
En dan is er het probleem van het toegankelijk maken van project gegevens voor de NSA gezien de meeste e-mail en Cloud storage providers zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Zelfs wanneer ze niet in de VS staan, hoe kan iemand er zeker van zijn dat deze gegevens niet door derden wordt ingezien?
In het geval PROOM kan de software-as-a-service (SaaS) worden aangeboden, heeft PROCAD een softwareoplossing die zowel kan worden uitgevoerd op de servers van een Cloud service provider als in het datacenter van het eigen bedrijf. Deze laatste genoemde configuratie (een private cloud die niet publieke servers gebruikt) geeft het bedrijf volledige controle over waar hun gegevens worden opgeslagen en wie er toegang toe heeft.
Centraal onderdeel van PROOM is zijn geavanceerde gebruikersbeheer met projectruimtes aan de top van de hiërarchie. Om deze projectruimtes in te zien en te benaderen moeten gebruikers een e-mail uitnodiging van de projectruimte beheerder ontvangen. Bij het toevoegen van nieuwe gebruikers, kunnen beheerders rechten definiëren die precies bepalen wat een gebruiker kan doen met de bestanden die zijn opgeslagen in deze projectruimtes. PROOM voorziet ook in automatische versiebeheer dat maakt het mogelijk om in geval van wijzigingen een nieuwe versie van een bestand automatisch te maken. De toewijzing van toegangsrechten, uitgebreide activiteiten logging, en volledige audit trails (history) voor elk document over de gehele levenscyclus zorgen voor naleving van compliance eisen die veel bedrijven zichzelf hebben opgelegd.
PROOM is de ideale oplossing voor mensen die project data hebben te beheren en moeten samenwerken op basis van deze projectdata, zowel intern als extern. PROOM stelt hen in staat om dit te doen in de eigen ‘Private Cloud’ omgeving. Resultaat; het systeem geeft volledige controle over deze projectdata en stelt het mogelijk samen te werken, ongeacht of het partners van binnen of buiten het bedrijf zijn.