Documentenstroom

Dankzij PRO.FILE zijn dubbele versies van documenten uitgesloten. Eén bron, één waarheid.

Omdat het aantal digitale documenten binnen bedrijven explosief toeneemt, is goed documentbeheer belangrijk. Veel bedrijven gebruiken nog steeds de mappenstructuur van Microsoft Windows om projectdocumentatie te beheersen. Er kleven echter allerlei nadelen aan deze klassieke manier van archiveren. Structuren moeten handmatig worden opgebouwd en beheerd. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig. Vaak onstaan er problemen bij het zoeken omdat documenten per ongeluk in de verkeerde map worden opgeslagen of in meerdere versies bestaan. Welk document is dan het meest actuele? Wijzigingsconflicten of activiteiten op basis van verouderde informatie kunnen processen ernstig in de war sturen. Met PRO.FILE kunt u de stap zetten naar volledige digitalisatie van uw document- en email stromen.

Archivering

Belangrijke documenten en gegevens mogen niet verloren gaan of onbruikbaar worden binnen uw bedrijf

_security

PRO.FILE maakt automatisch kopieën van uw documenten door deze op te slaan in TIF, PDF en PDF/A-formaat. De gegevens blijven beschikbaar en leesbaar, zelfs als oude CAD-systemen of overige toepassingen niet meer in gebruik zijn. PRO.FILE voorkomt zo het verlies van belangrijke documenten binnen uw organisatie.

Bedrijven staan steeds meer voor de uitdaging om:

  • Tekeningen, contracten, brieven, e-mails te moeten archiveren en audit-proof te maken.
  • De historie en de lifecycle van een document op ieder moment inzichtelijk en beschikbaar te hebben.
  • Documenten weer te geven, zelfs als de oude toepassingen (CAD) niet langer beschikbaar zijn.
  • De As-built documentatie aan de wettelijke voorschriften te laten voldoen.
  • Plagiaat buiten de deur te houden door goede bescherming van de ontwerpgegevens (IP).
  • Gegevensten te allen tijde te beschermen, ook als laptops met belangrijke gegevens worden gestolen.
  • Tegemoet te komen aan de klantwens om in overeenkomsten (NDA) vast te leggen dat belangrijke bedrijfsgegevens worden beschermd eenmaal overhandigd aan de leverancier.

De meerwaarde van PRO.FILE:

  • PRO.FILE slaat alle gegevens en documenten op in een elektronische kluis.
  • De ‘Audit trail’ verteld de historie van het document.
  • PRO.FILE slaat automatisch kopieën op in TIF, PDF, PDF/A en STEP neutrale formaten.
  • PRO.FILE legt door status en reviseren de As-built documentatie vast.

PRO.FILE slaat automatisch uw werk op. U kunt er zeker van zijn dat u altijd alle documenten voor handen heeft die nodig zijn om te voldoen aan wet -en regelgeving.

Uw voordelen: Hoge graad van beveiliging, voorkomten van schade door bescherming, betere kwaliteit, lagere kosten en snellere doorlooptijden.

Bescherming van data
Beveiligen en beschermen van productkennis binnen uw bedrijf. Met PRO.FILE, kunt u er zeker van zijn dat al uw gegevens en documenten beschikbaar zijn voor iedereen die ze op elk moment en vanaf elke locatie nodig heeft. Tegelijkertijd voorkomt PRO.FILE dat onbevoegde personen toegang krijgen tot uw gegevens en beschermt alle informatie met betrekking tot uw product en productontwikkeling. Bescherm uw gevoelige bedrijfsgegevens met PRO.FILE en voorkom onbevoegde toegang, bedrijfsspionage, sabotage en diefstal van uw data en documenten.

Elektronisch archief
Het Elektronisch Archief is de beveiligde en gecentraliseerde opslag van gegevens, documenten en CAD-modellen binnen een bedrijf.
PRO.FILE helpt u om gegevens veilig op te slaan en efficiënte workflows te bereiken binnen uw bedrijf. Door het opslaan van alle gegevens en documenten in het Elektronisch Archief , kunt u ervoor zorgen dat tekeningen, contracten, brieven, e - mails en andere soorten documenten altijd beschikbaar zijn.
PRO.FILE zorgt voor onmiddellijke beschikbaarheid van gegevens en voor veilige en betrouwbare archivering. Ongeacht of het gaat om archivering, voor lange termijn, van technische documenten of om archivering van gegevens die nodig zijn voor audit doeleinden of die zijn voorgeschreven door regelgeving en richtlijnen

PRO.FILE Import XL Snel en automatisch inbrengen van externe data
Bedrijven ontvangen vaak data van derden zoals stuklijsten of tekeningen waar het van groot belang is dat deze op een gestructuurde manier gedocumenteerd worden in PRO. FILE. Handmatige invoer van deze gegevens vergt veel tijd en discipline. Speciaal voor dit doeleinde heeft PLM Xpert de Import XL ontwikkeld om documenten, stuklijsten en projecten automatisch in te voeren in PRO.FILE.
De Import XL is specifiek ontworpen voor het importeren van bestanden en PRO.FILE objecten in PRO.FILE uit een Microsoft Excel file. De Microsoft Excel file bevat metadata over de betreffende objecten zoals classificatie, beschrijving en de bestandslocatie volgens een bepaalde opmaak. Een nieuwe import met behulp van de Import XL resulteert als zoals gewenst in een structuur in PRO.FILE met de bijbehorende bestanden.
Met de Import XL kunnen documenten, productstructuren en projecten automatisch worden ingevoerd in PRO.FILE.
Meer over Import XL

Meer oplossingsrichtingen binnen PRO.FILE:

Powered by:
Advies nodig? Neem contact op