Documentenstroom

Als dubbele versies van documenten zijn uitgesloten dan is er één bron, één waarheid.

Omdat het aantal digitale documenten binnen bedrijven explosief toeneemt, is goed documentbeheer belangrijk. Veel bedrijven gebruiken nog steeds de mappenstructuur van Microsoft Windows om projectdocumentatie te beheersen. Er kleven echter allerlei nadelen aan deze klassieke manier van archiveren. Structuren moeten handmatig worden opgebouwd en beheerd. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig. Vaak onstaan er problemen bij het zoeken omdat documenten per ongeluk in de verkeerde map worden opgeslagen of in meerdere versies bestaan. Welk document is dan het meest actuele? Wijzigingsconflicten of activiteiten op basis van verouderde informatie kunnen processen ernstig in de war sturen. Wij helpen u om, met de inzet van PRO.FILE, een stap te zetten naar volledige digitalisatie van uw document- en email stromen.

Wijzigingsbeheer

PRO.FILE coördineert de wijzigingen aan en goedkeuring van CAD-modellen , tekeningen en documenten

Bij ontwikkelprojecten is het vrij normaal dat er op korte termijn nog iets veranderd moet worden. Dit kan zelfs de nauwkeurigste calculatie en de beste planning overhoop gooien. Bij handmatige veranderingsprocessen kan de wijziging nogal wat tijd in beslag nemen. Taakmappen bieden hier uitkomst. Zij automatiseren alle processen voor het beheer van de productlevenscyclus. Afwijkingen worden automatisch door het systeem gemeld en de gebruiker ziet op elk moment wat de status van een verandering is. Stappen in het veranderingsproces, zoals het versturen van documenten of het genereren van een impactmatrix (gevolgen van de verandering) kunnen ook weer geautomatiseerd worden. De werkelijke veranderingskosten zijn zo in een handomdraai inzichtelijk.

De meerwaarde van PRO.FILE:

PRO.FILE coördineert de wijzigingen aan en goedkeuring van CAD-modellen , tekeningen en documenten.
PRO.FILE heeft intelligente wijzigings- en goedkeuringsmanagement functionaliteiten die workflows implementeert om wijzigingen nauwkeurig vast te leggen en te documenteren.
PRO.FILE biedt met Proces management en de Compliance functionaliteit maximale beveiliging van het proces, waarbij u de zekerheid heeft dat uw bedrijf voldoet aan de geldende voorschriften en normen.

Uw voordelen :

Ondersteuning voor het gehele levenscycles proces, minder wijzigingen en lagere foutpercentages.
Uw medewerkers maken altijd gebruik van up-to-date gegevens. Gebruik van oude versies wordt voorkomen.
Tijdrovende fouten die het gevolg zijn van onjuiste gegevens in productie-en project -processen worden voorkomen
Wijzigingen worden navolgbaar afgehandeld en achteraf controleerbaar.
Er is grip op het gehele proces.
Het aantal fouten verminderd aanzienlijk .

Het wijzigingsproces volgens Engineering Change methodieken (ECN/ECR/ECO) krijgt met PRO.FILE vorm.
Het voordeel voor de hele organisatie is dat aanpassingen en wijzigingen op alle afdelingen kunnen worden geïnitieerd en daardoor ook daadwerkelijk een vervolg krijgen. Door gebruik van versies, revisies en statussen worden veranderingen aan onderdelen en producten bijgehouden. Hierbij kan, afhankelijk van de behoefte, de geschiedenis (audit trail) van de gegevens uitgebreid worden bijgehouden; wie heeft wanneer en om welke reden een bepaalde wijziging uitgevoerd. Naderhand is, via rapportage, altijd te zien welke ontwikkeling een product heeft doorgemaakt. Op deze wijze wordt kennis vastgelegd en kunnen tijdelijke krachten of nieuwe medewerkers profiteren van deze beschikbare kennis.

De meerwaarde van PRO.FILE:

Processen met flows voor ECR, ECO en ECN documenteert iedere wijzigingstap.
PRO.FILE versie en revisiebeheer zorgt voor correcte en actuele gegevens in het hele proces.
PRO.FILE procesmanagement en PRO.FILE Compliance dragen zorgen voor een geborgde procesafloop.
PRO.FILE ondersteunt de gehele levenscyclus (PLM)!