Documentenstroom

Dankzij PRO.FILE zijn dubbele versies van documenten uitgesloten. Eén bron, één waarheid.

Omdat het aantal digitale documenten binnen bedrijven explosief toeneemt, is goed documentbeheer belangrijk. Veel bedrijven gebruiken nog steeds de mappenstructuur van Microsoft Windows om projectdocumentatie te beheersen. Er kleven echter allerlei nadelen aan deze klassieke manier van archiveren. Structuren moeten handmatig worden opgebouwd en beheerd. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig. Vaak onstaan er problemen bij het zoeken omdat documenten per ongeluk in de verkeerde map worden opgeslagen of in meerdere versies bestaan. Welk document is dan het meest actuele? Wijzigingsconflicten of activiteiten op basis van verouderde informatie kunnen processen ernstig in de war sturen. Met PRO.FILE kunt u de stap zetten naar volledige digitalisatie van uw document- en email stromen.

Compliance

PRO.FILE Compliance verzekert naleving van voorschriften, normen en wet-en regelgeving binnen uw processen

Uw processen zullen altijd in volledige overeenstemming met de specificaties van de klant en de eisen van marktsegmenten verlopen. PRO.FILE Compliance geeft transparantie en maakt het onmogelijk om voorschriften, normen en wet-en regelgeving te negeren of te vergeten. PRO.FILE is de Data Management-oplossing die uw gevoelige en confindentiële informatie zoals constructietekeningen en ontwikkelings- en ontwerpgegevens beschermd door opslag in de data kluis.

Uw voordelen: transparantie in de geldende voorschriften, normen en wet-en regelgeving, verbetering van de levertijden in uw projecten, de mogelijkheid om gereglementeerde markten te bedienen.

De uitdagingen:

  • Klanten eisen de naleving van regelgeving en normen.
  • De toegang tot gereguleerde marktsegmenten vereist de naleving van specifieke voorschriften. Keuringsinstanties controleren hier op.
  • Analyse mogelijkheden om tot verbetering van producten te komen en vervolgens de juiste maatregelen te nemen zijn niet aanwezig en verloopt moeizaam.
  • Vertragingen in processen moet vroegtijdig worden erkend, zodat de planning van opleverpunten en ‘milestones’ niet in gevaar te brengen.

De oplossingen:

  • PRO.FILE Procesmanagement beheert en controleert processtappen volgens vastgelegde methodieken als APQP en PPAP.
  • PRO.FILE Compliance ondersteunt bedrijven bij de naleving van dwingende voorschriften volgens analysemethodes als FMEA en 8D.
  • PRO.FILE escalatiebeheer wijst op (potentiële) overschrijding van planningsdata en voorziet in toewijzing aan vervangende medewerkers.
  • PRO.FILE Security biedt uitgebreide bescherming van zowel uw gegevens en documenten als die van uw klanten. U kunt smart cards , wachtwoorden en authorisaties gebruiken om uw computer en gegevens te beveiligen tegen onbevoegde toegang.
  • Met de User Management functionailteit van PRO.FILE kunt u gemakkelijk toegangs controle beheren en individuele gebruikers of gebruikersgroepen definiëren.
  • U kunt ook kiezen om een PRO.FILE Status Netwerk te gebruiken om te bepalen wanneer geselecteerde documenten en gegevens kunnen worden gelezen, gewijzigd of verwijderd.

De resultaten:

  • Hogere klantenbinding door het beter acteren in gereguleerde markten
  • Meer transparantie en naleving van planningen in projecten
  • Door middel van traceerbaarheid , re-authenticatie en digitale handtekeningen kunt u voldoen aan de eisen van uw klanten met betrekking tot de bescherming van de gegevens en documenten
  • Betere beveiliging en betrouware preventie tegen gevensverlies
  • Betere procesbeheersing en minder proces risico’s.

Meer oplossingsrichtingen binnen PRO.FILE:

Powered by:
Advies nodig? Neem contact op