Documentenstroom

Dankzij PRO.FILE zijn dubbele versies van documenten uitgesloten. Eén bron, één waarheid.

Omdat het aantal digitale documenten binnen bedrijven explosief toeneemt, is goed documentbeheer belangrijk. Veel bedrijven gebruiken nog steeds de mappenstructuur van Microsoft Windows om projectdocumentatie te beheersen. Er kleven echter allerlei nadelen aan deze klassieke manier van archiveren. Structuren moeten handmatig worden opgebouwd en beheerd. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig. Vaak onstaan er problemen bij het zoeken omdat documenten per ongeluk in de verkeerde map worden opgeslagen of in meerdere versies bestaan. Welk document is dan het meest actuele? Wijzigingsconflicten of activiteiten op basis van verouderde informatie kunnen processen ernstig in de war sturen. Met PRO.FILE kunt u de stap zetten naar volledige digitalisatie van uw document- en email stromen.

Document Management en DMStec

PRO.FILE Document Management bundelt documenten uit verschillende afdelingen en houdt deze documenten compleet en up-to-date

knowledge-dmstec-different-views

Technische documenten vormen een integraal onderdeel van uw producten. Het is daarom essentieel om ze op één plek samen met uw productgegevens te beheren. Er ontstaat zo een levenscyclusmap die alle gegevens van een specifiek product bevat en die het product gedurende zijn levenscyclus begeleidt. Een typisch voordeel van een levenscyclusmap is dat alle afdelingen centraal toegang hebben tot één en dezelfde gegevens. U kunt de schermen zelfs individueel aanpassen aan de behoeften van de verschillende afdelingen. Het voordeel is dat alle documenten maar één keer worden opgeslagen, waardoor dubbele versies zijn uitgesloten.

DMStec is een specifieke vorm van documentbeheer. De aanpak is gebaseerd op de structuur van een product.
De structuren van een product, een installatie of een project worden geheel los van de documenten opgebouwd. Vervolgens kunnen de documenten in deze structuren worden ondergebracht. Dit gebeurt via referenties. Als er iets aan een document wordt gewijzigd, gebeurt dat op één centrale plek. Op andere plaatsen in het systeem wordt dan naar deze ene wijziging verwezen.
DMStec helpt u gegevens eenvoudig en systematisch te beheren. U beschikt altijd over de meest actuele informatie en voldoet aan alle geldende regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van onderhoudsmaatregelen, technische voorschriften of goedkeuringsprocessen. DMStec verbetert ook de samenwerking met klanten en machineoperators, omdat u ze precies de levenscyclusmappen of machinemappen kunt geven die ze nodig hebben.

Meer weten?
Maak uitgebreid kennis met Team PLM Xpert

Neem contact met ons op
PLM Xpert - We are your PRO.FILE Competence Center

Meer oplossingsrichtingen binnen PRO.FILE:

Powered by:
Advies nodig? Neem contact op