Documentenstroom

Dankzij PRO.FILE zijn dubbele versies van documenten uitgesloten. Eén bron, één waarheid.

Omdat het aantal digitale documenten binnen bedrijven explosief toeneemt, is goed documentbeheer belangrijk. Veel bedrijven gebruiken nog steeds de mappenstructuur van Microsoft Windows om projectdocumentatie te beheersen. Er kleven echter allerlei nadelen aan deze klassieke manier van archiveren. Structuren moeten handmatig worden opgebouwd en beheerd. Dit kost veel tijd en is foutgevoelig. Vaak onstaan er problemen bij het zoeken omdat documenten per ongeluk in de verkeerde map worden opgeslagen of in meerdere versies bestaan. Welk document is dan het meest actuele? Wijzigingsconflicten of activiteiten op basis van verouderde informatie kunnen processen ernstig in de war sturen. Met PRO.FILE kunt u de stap zetten naar volledige digitalisatie van uw document- en email stromen.

Document en e-mail beheer

Met de oplossingen binnen PRO.FILE heeft u moeiteloos de juiste documenten in de juiste versie op het juiste moment

Documenten en E-mails moeten snel beschikbaar zijn voor de communicatie met klanten of leveranciers. Herkent u het probleem dat contracten of correspondentie vaak alleen kunnen worden gevonden met aanzienlijke inspanningen en dat verouderde documenten leiden tot verkeerde beslissingen?
PRO.FILE creëert transparantie en versnelt bedrijfsprocessen

  • Met zoekfuncties, classificatie en visualisatie van documenten zijn documenten eenvoudig te vinden.
  • PRO.FILE draagt zorg voor het ontsluiten van valide documenten in de correcte versie en status.
  • PRO.FILE verwerkt e-mails uit de persoonlijke e-mail inbox en koppelt deze aan (klant) projecten bereikbaar en inzichtelijk voor de gehele organisatie.
    Met de oplossingen binnen PRO.FILE heeft u moeiteloos de juiste documenten in de juiste versie op het juiste moment.

Taxonomy – sleep en link e-mail in PRO.FILE
PRO.FILE Taxonomie zorgt ervoor dat documenten snel kunnen worden opgevraagd op basis van gemeenschappelijke kenmerken. Deze innovatieve technologie zorgt voor de automatische classificatie van e-mails en documenten in PRO.FILE. Gebruikers kunnen binnenkomende en uitgaande e-mails direct vanuit de eigen Outlook-inbox toekennen aan PRO.FILE. De e-mails worden automatisch geclassificeerd en ingedeeld in de juiste klant of project map.
Voordelen:

  • Niet meer handmatig in hoeven vullen van kenmerk velden
  • Alle verplichte velden zijn correct ingevuld en in overeenstemming met het bedrijfsbeleid
  • Het systeem kan worden georganiseerd om e-mails op te slaan in de map PRO.FILE favorieten
  • Het vermindert de belasting van Outlook inbox
  • Iedereen kan gebruik maken van slepen en neerzetten om documenten op te slaan zonder een leercurve.
  • Eenvoudig te configureren: De toewijzing van project nummer, klantnummer, documenttype en andere kenmerken kan worden gedaan in de beheerconsole. Er is geen programmering nodig.

Check-in en Check-out
De ‘Check-in’ en ‘Check-out’ functionaliteiten verzekeren dat CAD-modellen en documenten niet gelijktijdig door meerdere personen worden gewijzigd.

  • Problemen die ontstaan doordat wijzigingen worden overschreven door medewerkers die tegelijkertijd aan hetzelfde bestand werken komen niet meer voor.
  • Wijzigingen in een document of een CAD-model worden opgenomen in een change-log zodat er inzage is in wat de wijziging is en wanneer en door wie de wijziging is doorgevoerd.

Uw voordelen: volledig inzicht in wijzigingen, bereiken van de hoogste kwaliteit en snelle doorlooptijden door het vermijden van onnodige wijzigingen

Meer oplossingsrichtingen binnen PRO.FILE:

Powered by:
Advies nodig? Neem contact op