Projecten

Projectmanagers hebben te maken met een stroom van documenten en data binnen een project die vaak heel groot en divers is. De Project Management functionaliteit binnen PRO.FILE is ontworpen om bedrijven die zijn gespecialiseerd in Engineering-To-Order productie en Plant Engineering te ondersteunen in het beheer van Projecten. Alle Projectdocumenten zijn geborgd op één locatie, PROFILE.

Bestaande projectdocumenten dienen als templates voor nieuwe projecten en ook email verkeer wordt onderdeel van de project correspondentie. Het vastleggen van structuren, workflows en het beheersen van wijzigingen ondersteunen het projectteam in het organiseren en bewaken van het project.

Met PRO.FILE legt u de informatiestromen, van projectcorrespondentie via e-mail tot en met as-built documentatie, vast.

De uitdagingen in Projecten:

1. Autorisatie & Controle

Uitdagingen:

  • Efficiënte ontwerpprocessen vereisen een werkwijze ter ondersteuning van procedures, zodat duidelijk is wie/wat kan doorvoeren.
  • Alle kennis van het bedrijf zit in de CAD-modellen en andere documenten. Bescherming tegen ongeautoriseerde toegang is key.
  • Een engineer kan toestemming hebben om iets te wijzigen in project X, echter kan niet zomaar iets doen in project Y.

Voordelen:

  1. De PRO.FILE gebruiker bepaald administratief de toegangsrechten voor gebruikers en gebruikersgroepen.

  2. PRO.FILE status van netwerken definieren toegangsrechten (lezen, wijzigen, verwijderen) voor document types.

  3. Met PRO.FILE project rollen zijn permissies te geven voor toegang tot gegevens en project specifieke data en documenten.

Resultaten:

  • Betrouwbare data kwaliteit  
  • Vermindering van het risico op diefstal van data
  • Hoge transparantie op het vlak van autorisatie

 

2. Document en e-mail beheer

Uitdagingen:

  • Contracten of correspondentie kunnen vaak alleen worden gevonden met aanzienlijke inspanningen.
  • Verouderde documenten leiden tot verkeerde beslissingen.
  • E-mails, net als andere documenten, moeten snel beschikbaar zijn voor de communicatie met klanten of leveranciers.

Voordelen:

  1. Met zoekfuncties, classificatie en visualisatie van documenten zijn documenten eenvoudig te vinden.

  2. PRO.FILE draagt zorg voor het ontsluiten van valide documenten in de correcte versie en status.

  3. PRO.FILE verwerkt e-mails uit de persoonlijke e-mail inbox en koppelt deze aan (klant) projecten bereikbaar en inzichtelijk voor de gehele organisatie.

Resultaat:

  • Creëert transparantie en versnelt bedrijfsprocessen

3. Projectbeheer

Uitdagingen:

  • Ontbrekende projectdocumenten en e-mails of een onduidelijke status leveren vaak vervelende vragen en extra werk op.
  • Onduidelijk relatie tussen de planning, uit te voeren taken en te leveren/ontvangen documenten geeft miscommunicatie.
  • Delen van documenten/tekeningen met klanten en toeleveranciers kost veel tijd, is vaak niet onder controle en de data is niet goed beschermd

Voordelen:

  1. PRO.FILE zorgt ervoor dat project documenten en e-mails altijd toegankelijk zijn in de juiste (laatste) versie.

  2. Met PRO.FILE project en task management is een planning met taken als template te starten en is visueel met de ingebouwde Gantt chart.

  3. Met PRO.FILE transmittals i.c.m. PROOM ontsluit data met partners via veilige projectruimtes.

Resultaat:

  • Projecten blijven 'Binnen de tijd' en ‘binnen de begroting’

 

4. PROOM

De toename van informatie uitwisseling in projecten vraagt steeds meer energie van organisaties. Huidige beschikbare IT toepassingen zijn slechts basaal inzetbaar voor dit doel en laten te wensen over op het vlak van veiligheid en gebruikersgemak. Met de ontwikkeling van de Cloud applicatie PROOM heeft de firma PROCAD de handschoen opgepakt. Deze, is volledig gebasseerd op internet professionaliteit, oplossing faciliteert het uitwisselen van complete data-sets. Unieke projectruimtes voorzien van toegewezen rechten maakt gecontroleerde samenwerking tussen partijen mogelijk. PROOM is geboren.

PROOM integratie met PRO.FILE PLM

PROOM is de snelle en zekere Cloud oplossing binnen PRO.FILE Project- en Document Management voor de uitwisseling van bestanden via een virtuele projectruimte. PROOM levert, geïntegreerd met PRO.FILE, organisaties het gereedschap voor samenwerking met externe partijen.

  • CAD modellen, tekeningen en andere documenten kunnen direct in de juiste versie en status vanuit PRO.FILE via de Transmittal (verzendlijsten) functionaliteit worden "vrijgegeven” naar de virtuele projectruimte van PROOM.
  • Samenwerkende partners in projecten hebben voortaan de zekerheid dat zij met de juiste data werken. Een belangrijke stap in volledige Project en Product Lifecycle Management (PLM).
  • Beveiliging van de data is hierbij één van de belangrijke aspecten. Bij het publiceren vanuit PRO.FILE is meteen in te stellen hoe lang de data beschikbaar moet blijven en is direct inzichtelijk wie wat met een bepaald bestand heeft uitgevoerd.

5. Wereldwijd Samenwerken

Uitdagingen:

  • Wijzigingen in het ontwerp kunnen leiden tot conflicten met andere aanpassingen door andere medewerkers.
  • De toegang tot opgeslagen gegevens moet zonder wachttijden beschikbaar op alle locaties in de wereld.
  • Teams die op verschillende locaties werken, vereisen een gemeenschappelijk platform om betrouwbaar data te delen.

Voordelen:

  1. PRO.FILE CheckIn, CheckOut en locking mechanisme voorkomt conflicten en biedt betrouwbare Concurrent engineering technologie in combinatie met (3D) CAD.

  2. PRO.FILE ETOR is de oplossing voor gerepliceerde data en Multisite data management.

  3. PRO.FILE gebruikers kunnen op verschillende locaties aan dezelfde data werken en samenwerken.

Resultaten:

  • Concurrent engineering verkort de ontwikkeltijd.
  • Efficiënte samenwerking en standaardisatie verlaagt kosten