Processen

Organisaties hebben vaak te maken met een groot aantal processen en worden er veel verschillende taken binnen een proces uitgevoerd. Processen die iedereen kent zijn het aanvragen van een offerte, het aanvragen of vernieuwen van een certificaat of vergunning, een serviceaanvraag of, op productontwikkelingsniveau, een wijzigingsaanvraag die leidt tot een product aanpassing. Al deze processen in ons dagelijks werk zijn te vertalen naar repeterende en vast omlijnde stappen en structuren waardoor deze processen zich uitstekend lenen voor automatisering.

Process02

Met PRO.FILE Procesmanagement is het mogelijk om frequent voorkomende processen te stroomlijnen en te automatiseren. Waarom processen automatiseren?

Een probleem waar veel bedrijven tegenaan lopen zijn vertragingen in communicatie tussen werknemers en tussen afdelingen met als gevolg dat de doorlooptijd van een taak te lang is en dat deadlines niet gehaald worden.

Taken worden vaak aangemaakt in MS Outlook en er is hierbij geen mogelijkheid om taken te delegeren, escalaties toe te kennen of documenten onderdeel te maken van een project. Het is echter essentieel dat de benodigde documenten bij een taak, op het geplande tijdstip, beschikbaar zijn om te voorkomen dat zoeken veel tijd in beslag neemt. Met PRO.FILE beheert en documenteert u al uw bedrijfsprocessen.

De uitdagingen in Processen:

1. Compliance

Uitdagingen:

  • Klanten eisen de naleving van regelgeving en normen.
  • De toegang tot gereguleerde marktsegmenten vereist de naleving van specifieke voorschriften. Keuringsinstanties controleren hier op.
  • Analyse mogelijkheden om tot verbetering van producten te komen en vervolgens de juiste maatregelen te nemen zijn niet aanwezig en verloopt moeizaam.
  • Vertragingen in processen moet vroegtijdig worden erkend, zodat de planning van opleverpunten en ‘milestones’ niet in gevaar te brengen.

 

Voordelen:

  1. PRO.FILE Procesmanagement beheerd en controleert processtappen volgens vastgelegde methodieken als APQP en PPAP.

  2. PRO.FILE Compliance ondersteunt bedrijven bij de naleving van dwingende voorschriften volgens analysemethodes als FMEA en 8D.

  3. PRO.FILE escalatiebeheer wijst op (potentiële) overschrijding van planningsdata en voorziet in toewijzing aan vervangende medewerkers.

Resultaten:

  • Hogere klantenbinding door het beter acteren in gereguleerde markten
  • Meer transparantie en naleving van planningen in projecten.

 

2. Wijzigingsbeheer

Uitdagingen:

  • Wijzigingen moeten navolgbaar worden afgehandeld en achteraf controleerbaar.
  • Het gebruik van oude versies resulteert in extra werk en klachten.
  • Naleving van regelgeving wordt steeds belangrijker.
  • Ontwerpen voldoen niet aan de (gewijzigde) specificaties als gevolg van te weinig grip op het proces.

 

Voordelen:

  1. Processen met flows voor ECR, ECO en ECN documenteert iedere wijzigingstap.

  2. PRO.FILE versie en revisiebeheer zorgt voor correcte en actuele gegevens in het hele proces.

  3. PRO.FILE procesmanagement en PRO.FILE Compliance dragen zorgen voor een geborgde procesafloop.

  4. PRO.FILE ondersteunt de gehele levenscyclus (PLM)!

Resultaten:

  • PLM zorgt voor minder iteraties.

  • Het aantal fouten is aanzienlijk verminderd.

3. Workflow & Process management

Uidagingen:

  • Klanten eisen de naleving van regelgeving en normen.
  • De toegang tot gereguleerde marktsegmenten vereist de naleving van specifieke voorschriften.
  • Vertragingen in de processen moeten vroeg zichtbaar worden gemaakt, zodanig dat de planning niet in gevaar komt.
  • Documentatie moet worden geleverd op het overeengekomen moment, om een ‘penalty’ te voorkomen.

Voordelen:

  1. PRO.FILE Procesmanagement controleert en beveiligt processtappen.

  2. PRO.FILE Compliance ondersteunt bedrijven bij de naleving van dwingende voorschriften.

  3. PRO.FILE escalatiebeheer wijst op mogelijk overschrijden van de planning.

  4. PRO.FILE slaat automatisch alle project-relevante documenten op en assisteert bij het uitleveren.

Resultaten:

  • Meer verkopen door het voldoen aan kwaliteitseisen in gereguleerde markten
  • Meer transparantie en naleving van de planning in projecten.