Documentenstroom

Omdat het aantal digitale documenten binnen bedrijven explosief is toegenomen de afgelopen jaren, is document management steeds belangrijker geworden. Documenten worden veelal ongestructureerd opgeslagen in persoonlijke mappen, lokaal of op servers.

knowledge_DMStec-different-views

PRO.FILE biedt de oplossing: een centrale locatie voor de opslag van gegevens binnen uw bedrijf. PRO.FILE zorgt ervoor dat kennis geborgd wordt en eenvoudig is op te vragen. PRO.FILE voorkomt dat kennis verloren gaat als werknemers het bedrijf verlaten of met pensioen gaan. Veel bestaande document management systemen zijn alleen gericht zijn op het structureren van office documenten. PRO.FILE is echter in staat om zeer complexe documenten te managen die gegeneerd zijn door ontwerpers en engineers. Deze documenten kunnen bestaan uit technische tekeningen, stuklijsten, product omschrijvingen en gerelateerde afbeeldingen en spreadsheets. Met workflow management is het mogelijk om binnen een gesloten cyclus van workflows verschillende document typen te benaderen.

Documentmanagement in complexe technische structuren: DMStec

DMStec beheert productstructuren en plant- of infrastructuren op een manier die is losgekoppeld van het document zelf. Deze structuren kunnen worden bepaald door de technische kenmerken van een product of plant of door hun locatie. 

Download de brochure: DMStec

De uitdagingen in Documentenstroom:

1. Archivering

Uitdagingen:

  • Tekeningen, contracten, brieven, e-mails moeten gearchiveerd en audit-proof gemaakt.
  • De historie en de lifecycle van een document moet op ieder moment inzichtelijk zijn
  • Documenten worden weergegeven, zelfs als de oude toepassingen (CAD) niet langer beschikbaar zijn.
  • De As-built documentatie moet aan de wettelijke voorschriften voldoen.

Voordelen:

  1. PRO.FILE slaat alle gegevens en documenten op in een elektronische kluis.

  2. De ‘Audit trail’ verteld de historie van het document.

  3. PRO.FILE slaat automatisch kopieën op in TIF, PDF, PDF/A en STEP neutrale formaten.

  4. PRO.FILE legt door status en reviseren de As-built documentatie vast.

Resultaten:

  • Verhoogde kwaliteit
  • Lagere kosten
  • Versnelde procestijden
  • Snellere betaling

 

2. Compliance

Uitdagingen:

  • Klanten eisen de naleving van regelgeving en normen.
  • De toegang tot gereguleerde marktsegmenten vereist de naleving van specifieke voorschriften. Keuringsinstanties controleren hier op.
  • Analyse mogelijkheden om tot verbetering van producten te komen en vervolgens de juiste maatregelen te nemen zijn niet aanwezig en verloopt moeizaam.
  • Vertragingen in processen moet vroegtijdig worden erkend, zodat de planning van opleverpunten en ‘milestones’ niet in gevaar te brengen.

 

Voordelen:

  1. PRO.FILE Procesmanagement beheerd en controleert processtappen volgens vastgelegde methodieken als APQP en PPAP.

  2. PRO.FILE Compliance ondersteunt bedrijven bij de naleving van dwingende voorschriften volgens analysemethodes als FMEA en 8D.

  3. PRO.FILE escalatiebeheer wijst op (potentiële) overschrijding van planningsdata en voorziet in toewijzing aan vervangende medewerkers.

Resultaten:

  • Hogere klantenbinding door het beter acteren in gereguleerde markten
  • Meer transparantie en naleving van planningen in projecten.

 

3. Document en e-mail beheer

Uitdagingen:

  • Contracten of correspondentie kunnen vaak alleen worden gevonden met aanzienlijke inspanningen.
  • Verouderde documenten leiden tot verkeerde beslissingen.
  • E-mails, net als andere documenten, moeten snel beschikbaar zijn voor de communicatie met klanten of leveranciers.

Voordelen:

  1. Met zoekfuncties, classificatie en visualisatie van documenten zijn documenten eenvoudig te vinden.

  2. PRO.FILE draagt zorg voor het ontsluiten van valide documenten in de correcte versie en status.

  3. PRO.FILE verwerkt e-mails uit de persoonlijke e-mail inbox en koppelt deze aan (klant) projecten bereikbaar en inzichtelijk voor de gehele organisatie.

Resultaat:

  • Creëert transparantie en versnelt bedrijfsprocessen

4. Hoge beschikbaarheid

Uitdagingen:

  • Zelfs een paar minuten storing binnen het IT-systeem van een engineeringafdeling kan leiden tot vertragingen met ernstige gevolgen.
  • Het verlies van ontwerpgegevens behoort tot de meest kritische problemen voor een hightech bedrijf.
  • Uitval op een locatie mag geen invloed hebben op het functioneren van de andere locaties.

Voordelen:

  1. Met Microsoft SQL Server, heeft PRO.FILE een uitstekend platform voor hoge beschikbaarheid in PLM.
  2. PROCAD ontwikkelt concepten voor de veilige en robuuste werking van PLM-installaties.

  3. PRO.FILE ETOR bied replicatie van gegevens met de hoogste prestaties voor de installaties van PLM op verschillende locaties.

Resultaten:

  • Beperkt uitval risico  
  • Hoge transparantie  
  • Versnelde toegang tot gegevens

 

5. Visualisatie

Uitdagingen:

  • Afdelingen en teams die op verschillende locaties werken vereisen een gemeenschappelijk platform om te communiceren over documenten en tekeningen.
  • Engineers zijn veel tijd kwijt met het voldoen aan verzoeken om tekeningen en modellen te publiceren.
  • Een trieste realiteit: Verschillende afdelingen in dezelfde organisatie gebruiken verschillende viewers.

Voordelen:

  1. Met de visualisatie mogelijkheden van PRO.FILE kan een gebruiker hetzelfde document vanaf elke locatie op elk moment bekijken en m.b.v. redlining en markups wijzigingen aanpassing voorstellen.
  2. Met PRO.FILE zijn modellen en tekeningen ontsloten voor alle gebruikers in de organisatie

  3. Met de PRO.FILE view functionaliteit heeft de gebruiker een standaard geïntegreerde oplossing.

Resultaten:

  • Beslissingen kunnen snel worden genomen op basis van actueel visueel inzicht op de eigen werkplek.

 

6. Wijzigingsbeheer

Uitdagingen:

  • Wijzigingen moeten navolgbaar worden afgehandeld en achteraf controleerbaar.
  • Het gebruik van oude versies resulteert in extra werk en klachten.
  • Naleving van regelgeving wordt steeds belangrijker.
  • Ontwerpen voldoen niet aan de (gewijzigde) specificaties als gevolg van te weinig grip op het proces.

 

Voordelen:

  1. Processen met flows voor ECR, ECO en ECN documenteert iedere wijzigingstap.

  2. PRO.FILE versie en revisiebeheer zorgt voor correcte en actuele gegevens in het hele proces.

  3. PRO.FILE procesmanagement en PRO.FILE Compliance dragen zorgen voor een geborgde procesafloop.

  4. PRO.FILE ondersteunt de gehele levenscyclus (PLM)!

Resultaten:

  • PLM zorgt voor minder iteraties.

  • Het aantal fouten is aanzienlijk verminderd.