Best Practice 8 stappenplan

Onderstaand stappenplan beschrijft de werkzaamheden en planning de invoering van PRO.FILE volgens een beproefd 8 stappenplan per te realiseren doel. Als leidraad wordt de “best-practices” werkwijze van PLM Xpert gebruikt met daarin verwerkt de prioriteiten en wensen/eisen van de klant. Per te realiseren doel (scope) wordt op basis van voortschrijdend inzicht gehandeld om vervolgens tot een bedrijfsspecifieke inrichting te komen.

8 stappenplan

Stap 1: Project kickoff

Bespreking van de planning, organisatie, methodiek, leiding en uitvoering met de bijbehorende werkverdeling van de werkzaamheden bij de invoering van PRO.FILE.

Belangrijke aandachtpunten:

  • het vrijmaken van capaciteit
  • management en gebruikers inlichten over de voortgang en veranderingen
  • draagvlak creëren bij gebruikers
  • planning bijhouden in samenwerking met de projectleider van PLM Xpert BV

Tijdens het projectmanagement overleg worden de werkzaamheden, planning en lopende acties besproken.

Stap 2: Administrator / key-user training

Tijdens deze training zal, naast kennis overdracht over de werking en bediening van het systeem, sprake zijn van een bewustwordingsproces. Hierbij worden de leden van het projectteam op het benodigde niveau gebracht voor de vervolg werkzaamheden in het projecten en de benodigde PDM, PLM en DMS technieken worden behandeld. Afhankelijk van de mate waarin het beheer en de aanpassingen door de klant zelf worden uitgevoerd is het aan te raden de applicatiebeheerder of ‘super-user’ nog een aanvullende training te laten volgen.

Stap 3: Intake, ontstaan van het functioneel ontwerp

Het functioneel ontwerp is een verzameling van specifieke functionaliteiten die uit de analyse zijn voortgekomen. Het vertalen van de engineering- en bedrijfsprocessen naar een functioneel model is zeer belangrijk en verdient aandacht. Uiteindelijk zal uit de Intake een functionele beschrijving rollen die de blauwdruk vormt voor de implementatie. PLM Xpert kan door haar ervaring in korte tijd een vertaalslag maken van de huidige werkwijze naar de nieuw werkwijze ondersteund met PRO.FILE.

Stap 4: Implementatie

Deze fase kenmerkt zich door twee stappen:

De installatie en configuratie werkzaamheden zoals:

· eventuele installatie van hardware, databases

· het vullen van database met projectgegevens

· het installeren van de applicatie op server en clients

Wanneer de applicatie werkend is gemaakt, zal de inrichting van PRO.FILE plaatsvinden. Klant specifieke aanpassingen aan PRO.FILE door customizing van de diverse PRO.FILE onderdelen zoals:

· gebruikersrechten/groepen

· rollen in projecten

· workflowdefinities

· gebruikersschermen/ velden

· templates (Word, Excel).

· versionering,

· change-management processen

· document en part classificatie

· (automatische) document nummering en codering.

· In geval van CAD: invulling kader/rechter onderhoek, stuklijst invulling op de tekening, configuratie CAD interfacing, etc.

Stap 5: Testfase

Tijdens deze stap gaan een aantal engineers een project met behulp van PRO.FILE realiseren. Het team test of alle software juist functioneert en of de inrichting voldoet aan de werkmethoden. Bij de keuze van het testproject is het zaak geen langdurig project te kiezen, bij voorkeur een kortlopend project of een deelproject.

Stap 6: Afsluiten testfase

Het projectteam evalueert de bevindingen uit de testfase en gebruikt de uitkomst om eventuele aanpassingen door te voeren.

Stap 7: Gebruikerstraining

De gebruikers die kort na de ingebruikname met PRO.FILE gaan werken, volgen een gebruikerstraining.

Stap 8: Live-gang

Het in gebruik nemen bestaat veelal uit een gefaseerde uitrol in de organisatie. Hierdoor blijft het project overzichtelijk en meetbaar. Verder is het belangrijk om tijdens de uitrol goed te communiceren met de eindgebruiker. Dit is mede bepalend voor het succes.